Si estás a punto de continuar tus estudios, homologar tu título o aplicar a un trabajo fuera de España, es probable que te hayan pedido documentos apostillados. Y una de las preguntas más frecuentes es: ¿puedo usar la misma apostilla para varios documentos? Aunque puede parecer una manera de simplificar el trámite, la realidad es que cada documento tiene requisitos específicos. En este blog te lo explicamos paso a paso, para que no cometas errores que puedan hacerte perder tiempo o dinero.
¿Qué es la apostilla de un documento académico?
La apostilla es una certificación oficial que confirma la autenticidad de la firma y del sello que aparece en un documento público, como un título universitario o certificado académico. En el contexto académico, este trámite permite que los documentos emitidos en España tengan validez legal en otros países firmantes del Convenio de La Haya. La apostilla no cambia el contenido del documento, pero sí lo hace reconocible ante autoridades extranjeras.
Puedes encontrar más información en nuestros blog Todo lo que necesitas saber sobre la apostilla de títulos universitarios en España
¿Se puede reutilizar una misma apostilla para varios documentos?
No. La apostilla se aplica a un solo documento específico. Cada título, certificado, expediente académico o traducción oficial debe contar con su propia apostilla individual. No se puede usar una misma apostilla para validar más de un documento, ni siquiera si estos están relacionados entre sí o en caso de que pertenezca al mismo estudiante. Tampoco es posible agrupar varios documentos en un solo archivo para “compartir” la apostilla.
¿Qué errores cometen los estudiantes con las apostillas?
Uno de los errores más comunes es apostillar solo uno de los documentos que se requieren para un trámite, pensando que será suficiente para el resto. También es frecuente que los estudiantes separen la apostilla del documento original o que hagan fotocopias pensando que tienen la misma validez. Otro error es realizar una apostilla notarial de un título universitario oficial, los títulos, suplementos europeos y certificados académicos deben apostillarse vía ministerial, esto quiere decir que el documento ha sido reconocido por el Ministerio de Educación y Ministerio de Justicia de España.
Apostilla y documento original: ¿por qué deben mantenerse juntos?
La apostilla y el documento original forman un solo conjunto legal, por lo que deben mantenerse físicamente unidos. Si se separan, la autenticidad del documento queda en duda y las autoridades extranjeras pueden rechazarlo. Ya sea que la apostilla esté en el reverso del documento o como hoja adicional, siempre debe presentarse junto con el documento al que corresponde.
¿Qué documentos académicos deben tener su propia apostilla?
Los documentos académicos que suelen requerir una apostilla individual son:
- Título universitario (grado, máster, doctorado)
- Certificado sustitutorio o supletorio del título
- Certificado académico oficial
- Certificado de notas
- Suplemento Europeo al Título (SET)
- Plan de estudios o programas de asignaturas
- Traducciones oficiales juradas
Cada uno de ellos debe emitirse por la institución correspondiente, y luego ser apostillado por separado para tener validez fuera de España.
Del listado anterior, se realiza en el Ministerio de Justicia la apostilla de los documentos: título universitario, certificado académico oficial de estudios completos, certificado sustitutorio o supletorio del título y el suplemento europeo al título. Los demás documentos se deben apostillar en el Colegio de Notarios.
¿Qué dice el Colegio de Notarios y el Ministerio de Justicia sobre este proceso?
El Colegio de Notarios y el Ministerio de Justicia de España, que son los dos organismos que se encargan de las apostillas en España, establecen claramente que la apostilla se coloca únicamente sobre el documento original que se desea validar. No está permitido presentar grupos de documentos con una sola apostilla, ni aplicar la apostilla sobre fotocopias (salvo en casos notariales muy concretos). La normativa enfatiza que cada documento debe contar con su propio trámite de legalización, lo cual garantiza su autenticidad y evita fraudes.
¿Qué pasa si se separa la apostilla del documento académico?
Separar la apostilla del documento anula su validez legal en el país de destino donde vaya a ser utilizado. Las instituciones extranjeras pueden interpretarlo como una manipulación o falsificación, lo que podría generar retrasos, rechazos o incluso sanciones administrativas. Además, si se pierde la hoja de la apostilla, no se puede reimprimir ni duplicar fácilmente: el trámite deberá repetirse desde cero con nuevos documentos originales.
Recomendaciones para mantener la validez de tus documentos apostillados:
- Verifica con anticipación qué documentos necesitas apostillar.
- No intentes reutilizar una apostilla para varios documentos.
- Guarda el documento y su apostilla juntos y protegidos.
- No presentes fotocopias a menos que estén legalmente certificadas.
- Si tienes dudas, asesórate con profesionales que conozcan el proceso.
En Postil.la Asesores te ayudamos a gestionar la apostilla de tus documentos académicos emitidos en España de forma rápida, segura y sin errores. Nuestro equipo revisa cada caso de manera personalizada para que tus trámites internacionales no se vean afectados.
Escríbenos y deja tus documentos en manos expertas.
